Ontdek verschillende schrijfstrategieën

3/9/2019

Naast de waardering voor samenwerken, is het vermelden waard om respectvol met elkaar om te gaan. Teamleden brengen verschillende vaardigheden en verschillende hoeveelheden en soorten achtergrondkennis naar de tafel. Toon je collega-schrijvers respect door aandachtig te luisteren, jezelf de kans geven om jouw ideeën te delen, op tijd op te komen dagen voor vergaderingen, concepten op tijd uit te sturen, positieve en constructieve feedback te geven en verantwoordelijkheid te nemen voor een passend deel van het werk.

Begin vroeg om voldoende tijd over te houden voor herziening

Vroeg beginnen is belangrijk in individuele projecten; het is echter absoluut essentieel in groepswerk. Vanwege de meerdere mensen die betrokken zijn bij het schrijven van een document, zijn er aspecten van groepsprojecten die extra tijd kosten, zoals het beslissen over passend aanbod in een voorstel of een plan die eerst uitgewerkt moet worden. Groepsprojecten moeten op een gestructureerde manier worden benaderd omdat er gewoon minder planningsflexibiliteit is dan wanneer je alleen werkt. Het eindproduct moet een verenigde, samenhangende stem en argument weergeven, en de enige manier om dit te bereiken is door meerdere concepten te produceren en ze meerdere keren te herzien, oftewel schrijven, reviewen, schrijven reviewen enzovoorts, totdat het juiste concept geschreven is.

Plan een strategie voor het plannen

Een van de moeilijke aspecten van samen schrijven is het vinden van momenten waarop iedereen elkaar kan ontmoeten. Veel van het werk van de groep kan individueel worden voltooid, maar persoonlijke ontmoetingen zijn nuttig om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina is en blijft. PageHub maakt het plannen van schrijftaken eenvoudiger. Met behulp van PageHub zet een organisator (Contentmanager) taken uit bij verschillende groepen, zodat iedere groep onafhankelijk kan vergaderen. Hierdoor hoef je minder in grote groepen te vergaderen en kun je elkaar eenvoudiger ontmoeten, zowel offline als online.

Het is heel belangrijk om deadlines te stellen voor concepten; mensen zijn in het algemeen druk en niet iedereen heeft op het laatste moment tijd om te lezen en te reageren. Het kan helpen om een ​​groepsfacilitator toe te wijzen die herinneringen aan de deadlines kan verzenden, maar nog fijner is het wanneer een systeem dit voor je doet. Dit scheelt tijd en zorgt ervoor dat herinneringen altijd op tijd verstuurd worden. Als het schrijven bedoeld is voor een co-auteur van een stuk tekst, kan de hoofdauteur de verantwoordelijkheid nemen om anderen eraan te herinneren dat opmerkingen over een bepaald concept op een specifieke datum moeten worden ingediend.

Als je concepten ten minste één dag vóór de vergadering indient, kunnen andere auteurs deze vóór de vergadering doorlezen en klaarstaan ​​voor een productieve discussie. Schrijf je met PageHub kun je het document online als leidraad gebruiken voor de vergadering.

Zoek een handige en effectieve manier om bestanden te delen

Er zijn veel verschillende manieren om concepten, tabellen, en andere vormen van content te delen. Hier beschrijven we enkele van de mogelijke opties die we hebben onderzocht en die functioneel zijn bevonden. We pleiten niet voor één optie en we realiseren ons dat er andere even nuttige opties zijn - deze lijst is slechts een mogelijk startpunt:

  • E-mailbijlagen. Mensen delen vaak bestanden via e-mail; vooral als er veel groepsleden zijn of als er veel schrijfactiviteiten zijn. Dit kan leiden tot een stortvloed aan e-mails in de inbox van iedereen en tot grote verwarring over welke bestandsversie actueel is.
  • Google Docs. Bestanden kunnen worden gedeeld tussen groepsleden en worden onmiddellijk bijgewerkt, zelfs als twee leden tegelijkertijd werken. Wijzigingen die door één lid zijn aangebracht, verschijnen automatisch in het document dat door alle leden wordt gezien. Om deze optie te gebruiken, moet elk groepslid echter een G-Suite-account hebben, en er zijn vaak opmaakproblemen bij het converteren van Google-documenten terug naar Microsoft Word.
  • Microsoft Word. Bestanden kunnen net zoals Google Docs gedeeld worden, maar de werking loopt hierbij minder soepel. Wijzigingen kunnen online direct worden aangebracht, maar houdt er rekening mee dat Office 365 minder features heeft dan geïnstalleerde versies. Zowel Google Docs als Microsoft Word ondersteunen goede document management, maar in beiden gevallen ondersteunen ze in mindere mate samen collaboratief schrijven in één document.
  • Dropbox. Dropbox.com is gratis om deel te nemen. Hiermee kun je tot 2 GB aan bestanden delen, die vervolgens kunnen worden gesynchroniseerd en toegankelijk zijn vanaf meerdere computers. Het nadeel van deze aanpak is dat iedereen moet meedoen en dat iemand de software op ten minste één pc moet installeren. Dropbox is vanaf elke computer online toegankelijk door in te loggen op de website. Dropbox is prima om documenten te delen, maar ondersteunt niet het schrijfproces in een groep.
  • Gemeenschappelijke serverruimte. Als alle teamleden toegang hebben tot een gedeelde serverruimte, is dit vaak een ideale oplossing voor het delen van bestanden. Zorg ervoor dat je een map voor jouw project maakt en jouw bestanden duidelijk labelt.

Belangrijk hierbij is om te vermelden dat wanneer je bestanden deelt of opslaat voor projecten op een gemeenschappelijke locatie, het nog steeds van essentieel belang is om regelmatig back-upkopieën te maken en deze op je eigen computer op te slaan! Het is nooit leuk om je harde werk (of je groep) te verliezen.

PageHub werkt met het delen van bestanden samen met Google G-suite, Microsoft OneDrive en Dropbox, waarbij de drie systemen kunnen fungeren als een DMS, Document Management System. Wanneer we enkel kijken naar het collaboratief groepsschrijven per document, richt PageHub meer op taakmanagement, groepsschrijven, schrijfprocessen met ingebouwde workflows, hetgeen Google Docs, Microsoft Word en Dropbox niet of in minder mate biedt.

Probeer de taken schrijven en reviewen / proeflezen te scheiden

Het kan nuttig zijn om eerst feedback te geven op de belangrijkste ideeën en structuur van het document en dan pas feedback en opmerkingen te geven over de inhoud. Proeflezen komt pas als laatste type feedback aan bod. Het heeft tenslotte geen zin om je tijd te besteden aan het zo mooi en correct mogelijk maken van een bepaalde zin wanneer die zin later wordt weggelaten. Bij het voltooien van je laatste revisies kan het nuttig zijn om verschillende problemen (bijvoorbeeld grammatica, organisatie, stroom, overgangen en indeling) aan individuele teamleden toe te wijzen. Daarbij doe je er verstandig aan om teamleden op hun sterke punten te laten spelen; als je weet dat je goed bent in overgangen, biedt aan om voor die bewerkingstaak te zorgen.

Wanneer je niet alle kennis en kunde in huis hebt, vind experts om je te helpen bij het schrijven, reviewen, en analyseren. Als je problemen hebt met het schrijven, gebruik dan de online hand-outs. In het geval je met PageHub werkt, zijn hand-outs (instructies), een standaard onderdeel per schrijftaak voor een groep personen. Wil je weten hoe PageHub omgaat met de verschillende schrijfstrategieën, neem dan contact met ons op.

Heb je vragen of opmerkingen aan de hand van deze blog, neem dan contact op met PageHub, bel +31 (0)85 018 0776