7 voordelen van taakmanagement

26/7/2019

Taakmanagement: 7 voordelen die u helpen de concurrentie te verslaan

Draai de klok een paar decennia terug en je zult zien dat je het moeilijk zou vinden om zelfs een paar eenvoudige taken uit te voeren. Als u een organisatie beheert, begrijp je wat ik bedoel. Dankzij digitale technologie kunnen taken die eens dagen in beslag namen, binnen enkele minuten of zelfs seconden worden voltooid.

In het hedendaagse organisatorische landschap is het tegelijkertijd jongleren met meerdere projecten en taken de norm en is succes essentieel. Hier lees je hoe taakmanagement jouw leven kan vergemakkelijken en hoe je een voordeel kan behalen ten opzichte van jouw concurrenten.

1. Efficiënt taakbeheer

Het beheren van meerdere taken kan moeilijk zijn, vooral wanneer je veel projecten gelijktijdig uitvoert. Of je taken nu moet toewijzen, prioriteiten stellen, beheren of voltooien, taakmanagement kan helpen door taken te automatiseren, te delegeren en te stroomlijnen, zodat jij en jouw team productiever kunnen zijn.

2. Flexibiliteit en schaalbaarheid

Voorbij zijn de dagen dat je jouw bedrijfsprocessen aanpast aan de software. De juiste zakelijke software heeft vandaag de dag geïntegreerde taakmanagement. Met taakmanagement kun je jouw eigen workflow maken en aanpassen aan jouw bedrijfsbehoeften. Wat nog belangrijker is, het biedt schaalbaarheid, wat betekent dat de software meegroeit met het bedrijf, dus je hoeft geen nieuw systeem voor taakbeheer aan te schaffen naarmate het bedrijf groeit. Het biedt je de controle, gemak en kostenbesparingen die je nodig hebt om de concurrenten voor te blijven.

3. Effectief tijd- en geldbeheer

Volgens een onderzoek uitgevoerd door Clarizen, beschouwen 47,7% projectmanagers projectcomplexiteit als een grote uitdaging voor projectmanagers, en deze complexiteit maakt het voor projectmanagers moeilijker dan ooit om op tijd en binnen het budget en afgesproken tijd te blijven. Optimaal gebruik van resources is cruciaal voor zakelijk succes in de concurrerende zakelijke omgeving van vandaag, en dankzij taakmanagement kun je elke minuut en elke euro die je aan projectactiviteiten besteedt volgen. Met realtime tracking en monitoring kun je problemen identificeren en oplossen voordat ze escaleren.

Taakbeheer is een manier om te beschrijven hoe je het werk dat je overdag moet doen, identificeert, bewaakt en doorloopt. Over het algemeen praten we over 'taakbeheer' of 'taakmanagement' voor dingen die betrekking hebben op het beroepsleven, maar je zult ook je activiteiten in het huisleven moeten beheren en je kunt vergelijkbare hulpmiddelen gebruiken.

4. Ononderbroken communicatie

Volgens de enquête van Clarizen ondervinden de meeste projectmanagers - een volledige 62,3% - slechte communicatie als hun grootste hindernis. De juiste software wordt geleverd met ingebouwde communicatiehulpmiddelen die je helpen constant verbonden te blijven met jouw teamleden. Door een tweerichtingscommunicatiekanaal tot stand te brengen en teamleden aan te moedigen hun problemen te delen, kunnen jij en jouw team samenwerken, waardoor communicatiekloven worden vermeden die tot misverstanden en mislukte projecten kunnen leiden.

5. Verbeterde toegankelijkheid

Vooruitgang in cloud computing-technologie heeft de weg geëffend voor veel nieuwe cloudgebaseerde tools voor taakbeheer en projectbeheer. Een van de grootste voordelen van op de cloud gebaseerde software is dat je deze niet hoeft te downloaden of te installeren en ook geen dure hardware nodig heeft. Bovendien hebben gebruikers er altijd en overal toegang toe met een op internet aangesloten apparaat, zodat iedereen gemakkelijk op de hoogte blijft, ongeacht hun fysieke locatie.

6. Samenwerking team

Er is niets ergers voor projectmanagers dan dat elk teamlid in een andere richting beweegt. Team-samenhang is cruciaal voor projectsucces en het is de taak van de projectmanager om teamleden te verenigen om aan een gemeenschappelijk doel te werken. Dat is alleen mogelijk als je aan projecten werkt en input van alle teamleden aanmoedigt. Het creëren van een teamgeest waarbij alle teamleden open en met elkaar communiceren, is essentieel voor het oplossen van problemen die de samenhang van het team kunnen bedreigen.

7. Betrouwbaarheid en veiligheid

Nu cyberaanvallen de pan uit rijzen, maken bedrijven zich meer dan ooit zorgen om de beveiliging van vertrouwelijke informatie, met name de privégegevens van hun klanten. De juiste software biedt beveiligingsfuncties waarmee je de toegang kunt beperken en gevoelige informatie kunt beveiligen. Met sommige hulpprogramma's kunt je bepalen welke informatie je wilt delen, zodat u vergaderingen kunt houden met zowel klanten als teamleden zonder vertrouwelijke informatie te onthullen.

Conclusie

Door bedrijfsprocessen te automatiseren en te stroomlijnen, helpen hulpprogramma's voor taakbeheer om meer te doen met minder middelen. Betere communicatie, effectievere samenwerking, betere beveiliging en verbeterde toegankelijkheid zijn enkele van de manieren waarop taakmanagement jouw bedrijfsactiviteiten soepel kan laten verlopen. Deze voordelen kunnen het verschil maken ten opzichte van jouw concurrenten.